رامينا نيوز

يعد التخطيط إحدى الوظائف المنوطة بإدارة الموارد البشرية وبطبيعته يتفاعل مع المجتمع الداخلي (المؤسسة) والمجتمع الخارجي (الجمهور)، وهو عبارة عن قرارات تهدف إلى التنبؤ بالمستقبل، والتعامل مع المستجدات، ووضع تصور للبدائل والاحتياطات.

والتخطيط هو تلك العملية التي يتم من خلالها توفير الموارد البشرية بالمواصفات المطلوبة آنياً ومستقبلاً، وبما يتفق واحتياجات العمل بالكلفة الأقل، معتمدة على الرقابة والتقييم.

ومن هنا يحقق التخطيط هدفاً حيوياً وهو ألا تتعطل مسيرة المنظمة في أي وقت من الأوقات كي تحقق المنظمة أهدافها.

إن التخطيط للموارد البشرية يضمن عدم الوقوع في مصيدة العجز أو خانة الفائض عن الحاجة الفعلية، إذ إننا نرى بعض الأقسام تعاني ضغطاً هائلاً في العمل نتيجة قلة عدد العاملين فيها، ما يحول دون تحقيق أهدافها، بينما نجد أقساماً أخرى تشكو فائضاً لديها. وبعبارة أخرى، فإن مفهوم التخطيط للقوى العاملة ينطوي على الآتي:

1- تقدير الاحتياجات من القوى العاملة لفترة مقبلة للمنشأة حسب التخصصات والاحتياجات الفعلية، وتحديد سبل تأمين هذه الاحتياجات لتمكين المنظمة من تحقيق أهدافها وتنفيذ نشاطاتها بكفاءة وفاعلية.

2 - تتطلب عملية التنبؤ باحتياجات المنشأة من العمالة عن فترة الخطة: القيام بجمع المعلومات وتحليلها والمتعلقة بالاتجاهات في استخدام العمالة في الماضي والحاضر والمستقبل، للوصول إلى تنبؤات واقعية تخدم كقاعدة في تخطيط الحاجة من العمالة.

3 -إن تخطيط القوى العاملة ينبغي أن يكون في إطار الخطة الشاملة للمنظمة وجزءاً منها ومنسجماً معها، ويأخذ بالظروف والإمكانات المالية للمنشأة.

4- تعتبر عملية التخطيط مستمرة لا تقف عند حد، حيث تأخذ بالمتغيرات في البيئة من اقتصادية واجتماعية وتقنية.

5- ينبغي أن تتسم خطة القوى العاملة بالشمول والمرونة، بحيث تراعي المتطلبات الديناميكية في مقابلة الاحتياجات المتغيرة لسائر الإدارات والأقسام العاملة في المنشأة والتي قد تأتي بشكل مفاجئ، أو وفق الخطة المعتمدة والتي قد تتطلب التوسع، أو الانكماش وفق الظروف المتغيرة.

أهمية التخطيط للموارد البشرية:

رغم استقرار أوضاع المنظمة إلا أن طبيعة الأشياء أن يحدث إحلال ودفق ماء جديدة، وهو أمر يجب أن يؤخذ في الاعتبار، سواء على المستقبل القريب، أو البعيد، خاصة إذا كانت المنظمة كبيرة، أو تطمح إلى التوسع يوماً ما.

وتكمن أهمية التخطيط للموارد البشرية في أنه يحقق الآتي:

1- يؤدي إلى تخفيض التكاليف المرتبطة بالموارد البشرية عن طريق التنبؤ الدقيق بالحاجات المستقبلية لكل وظيفة من الوظائف في المنظمة، وهذا يؤدي إلى استثمار الطاقات البشرية بشكل كفؤ وتقليل الفائض في بعض الوظائف والعجز في وظائف أخرى، لاسيما تلك الوظائف التي تتطلب مهارات عالية وتواجه بعرض قليل منها.

2- يوفر للمنظمة المدخلات المطلوبة (مهارات، وقابليات، وخصائص) في الوقت المناسب، ما يؤدي إلى نجاح برامج تخطيط وتطوير المسار المهني للعاملين.

3- يؤدي إلى الموازنة الكفوءة بين نشاطات ووظائف إدارة الموارد البشرية وأهداف المنظمة، بحيث تحقق هذه الموازنة كفاءة الأداء الفردي والتنظيمي.

4- يساهم التخطيط للموارد البشرية في بناء القاعدة الأساسية لنجاح خطط وسياسات الموارد البشرية الأخرى كالاختيار والتدريب والتحفيز.. إلخ.

5- يؤدي توفير الكفاءات بشكل منسجم مع حاجات ومتطلبات المنظمة إلى رفع مستوى رضا العاملين عن أعمالهم ومنظمتهم.

6- يعد التخطيط للموارد البشرية على مستوى المنظمة الأساس في وضع خطة الموارد البشرية على المستوى القومي وبصورة خاصة في المؤسسات التابعة للقطاع العام، أو تلك المؤسسات العاملة في ظل النظام الاشتراكي.

خطوات التخطيط:

تتكون عملية تخطيط الموارد البشرية من العناصر التالية:

1 - تحديد أنواع الوظائف ونوعيات الأفراد المطلوبين لمستقبل الشركة.

2 - تحديد أعداد الموظفين اللازمين.

3 - التنبؤ بالمناخ داخل المنظمة وفي سوق العمل.

4 - تحديد الفائض أو العجز في كل مجموعة.

5 - تحديد أساليب معالجة الفائض أو العجز.

مشاكل تخطيط

الموارد البشرية:

1- عدم توفر البيانات الكاملة اللازمة لعملية التخطيط

2 - ضعف كفاءة القائمين على العملية

3 - تعدد العوامل المؤثرة في عملية التخطيط وتشابكها.

4 - انخفاض الإنتاجية في فترات التأهيل والتهيئة للعاملين الجدد.

5 - صعوبة التنسيق والتكامل في كثير من الأحيان بين تخطيط الموارد البشرية وبين الأنشطة الأخرى.

6- اختلال الهيكل الوظيفي الحالي بالمنظمة، حيث يوجد فائض في العمالة في بعض الوظائف في حين يوجد عجز في بعض الوظائف الأخرى.

7- صعوبة التوفيق بين الأساليب الوصفية والكمية.

أساليب التخطيط

لأجل معرفة العمالة المطلوبة تتبع بعض الأساليب التنبؤية، وتنقسم إلى أساليب غير كمية، وأخرى كمية، وفي ما يلي عرض مبسط لكل منهما:

أ)الأساليب غير الكمية (الحكمية):

1 - التنبؤ من أعلى إلى أسفل (استطلاع آراء المسؤولين).

2 - التنبؤ من أسفل إلى أعلى (استطلاع آراء العاملين).

3 - طريقة تحديد الأهداف: بناء على تحديد الأهداف التفصيلية للقطاعات والوحدات وفقاً للخطة العامة.

4 - طريقة «دلفي»: تعتمد هذه الطريقة على آراء ذوي الخبرة من المستشارين في مجال تنمية الموارد البشرية وتخطيط الاحتياجات منها.

ب) الأساليب الكمية:

إذا ما أردنا الحديث عن علاقة تخطيط الموارد البشرية على مستوى المنظمة من حيث مكونات المنظمة أو الهيكل التنظيمي لها، فيمكن القول إن عملية التخطيط في حد ذاتها عملية جماعية،بمعنى أنها تتطلب تضافر جهود أكثر من شخص وأكثر من وحدة تنظيمية حتى يكون التخطيط شاملاً ومتكاملاً.

والأصل أن تخطيط الموارد البشرية يدخل ضمن اختصاصات الموارد البشرية. إلا أن اعتبارات الشمول والتكامل تتطلب اشتراك وحدات تنظيمية أخرى، وهي الإدارات التي تحتاج إلى أحجام ونوعيات العمالة اللازمة، مثل إدارات التسويق، والإنتاج والعمليات. فيمكن أن تتنبأ إدارة التسويق بحجم المبيعات عن فترة قادمة موزعاً على المنتجات والمناطق البيعية المختلفة. وعلى أساس ذلك يجري تخطيط حجم الإنتاج والعمليات بالنسبة إلى كل منتج، وبالتالي يمكن تقدير احتياجات العمالة اللازمة لكل من منتجات الشركة. وبالتبعية، يمكن تقدير الحجم المتكامل للعمالة في الأنشطة الإنتاجية، وكذلك الأنشطة الخدمية المساعدة مثل المخازن والصيانة والأنشطة الإدارية والمكتبية الأخرى، وما إلى ذلك. ومن ناحية أخرى، قد يكون هناك شكل آخر لاشتراك الإدارات الأخرى مع إدارة الموارد البشرية في خطط العمالة. فقد ينبع التخطيط من الأقسام والإدارات التي تنقل توقعاتها عن الاحتياجات من العمالة إلى إدارة الموارد البشرية التي تجمعها وتنسق بينها وتفيد منها في وضع تخطيط للعمالة نابع من احتياجات وتوقعات هذه الوحدات.

وقد يقتصر إسهام الإدارات الأخرى على مجرد إتاحة البيانات التي تحتاج إليها إدارة الموارد البشرية لتخطيط العمالة، أو يتعدى الأمر ذلك لمشاركتها بالرأي والمقترحات في هذا الصدد.

المصدر: الخليج