أشارت بعض الدراسات إلى أن تعدد المهام له انعكاسات سلبية على الإنتاجية، وذلك على عكس الاعتقاد السائد بأنّه أمر إيجابي ومحبذ. وبالفعل، سئم العديد من الموظفين تعدد المهام الذي يسبب التوتر والإجهاد ولا يوفر أي وقت.

وفي تقرير نشره موقع “Business 2 Community”، قالت الكاتبة فيونا أدلير: «نحن نعلم بالفعل أن تعدد المهام غير فعّال ولا يوفر لنا الوقت، حيث تشير بعض الدراسات إلى أن تعدد المهام يقلل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%. لكن، في حال كنا نرغب بتحسين إنتاجيتنا، فقد حان الوقت للتعامل مع هذه العادة بجدية».

وأداء أمور كثيرة في الوقت ذاته قد يشعرنا بالحيوية في بعض الأحيان، مثل الإجابة عن رسائل البريد الإلكتروني والبحث عن معلومات لمشروع جديد، ومساعدة أحد زملائك في نفس الوقت، لكن لسوء الحظ، هذا ما هو إلّا مجرد وهم يمنعنا من القيام بعملنا على أفضل وجه.


في واقع الأمر، نحن لسنا متعددي المهام، بل نتنقل ذهاباً وإياباً بينها، وكلّ مرة نفعل ذلك نخسر الكثير من التركيز، وأظهرت العديد من الدراسات أنّنا نستغرق عادة 23 دقيقة للعودة إلى تنفيذ مهمتنا الأصلية، وهو ما يعتبر مضيعة للوقت.


وفي حال كنت تعمل على إنجاز خمسة مشاريع، حيث سيستغرق إنجاز كلّ منها أسبوعاً من العمل، أي حوالي أربعين ساعة للمشروع الواحد، فهل ستختار حينها تقسيم أربعين ساعة بالتساوي بين المشاريع الخمسة كلّ أسبوع؟ أم ستفضل التركيز على مشروع واحد كلّ أسبوع؟

في نهاية المطاف، ستمكنك الطريقتان من إنهاء المشاريع الخمسة خلال خمسة أسابيع، لكن في الواقع هناك فرق بين الطريقتين. فمن خلال اتباع أسلوب التركيز على مشروع واحد كلّ أسبوع، ستُتم أول مشروع قبل أربعة أسابيع من موعد التسليم، ثم تنهي الثاني قبل ثلاثة أسابيع، وهكذا دواليك. ونتيجة لذلك، ستنجز عملاً أفضل من خلال تجنب تعدد المهام.

والناجحون في حياتهم يمتلكون عادة مهارات عالية في تحديد الأولويات والتركيز، فهم من يقررون ما هو الأكثر أهمية لتنفيذه خلال اليوم، ويكرسون كامل تركيزهم لإتمامه، وهو ما يجعلهم ناجحين. والقيام بعدة مهام في الآن ذاته يدل على أنّنا لا نحدد أولوياتنا عند إنجاز المهام. لذلك، فمهارة التركيز تؤثر في جميع مجالات حياتنا سواء كنا نعد عرضاً تقديمياً أو نكتب مقالاً أو نقضي الوقت مع أحبائنا. فنحن بحاجة لقبول حقيقة أنّنا ببساطة لا نستطيع أن ننجز أكثر من عمل واحد في الوقت نفسه.

ولا تستطيع أدمغتنا فصل المهام وتقسيمها على مناطق مختلفة ولكن هناك استثناء واحد لهذه القاعدة، وهو القيام بأعمال نحن على دراية جيدة بها، مما يتطلب تنشيط مناطق مختلفة تماماً من أدمغتنا. فعلى سبيل المثال، يمكننا الدمج بين المشي والتحدث إذ يجري بعض المديرين اجتماعات أسبوعية مع عملائهم بهذه الطريقة، والقيادة والتحدث أثناء تسجيل المكالمات خلال تنقلك اليومي للعمل، والأكل والاستماع إلى تسجيلات صوتية تعليمية ومفيدة أثناء استراحة الغداء. وفي الواقع، قد لا نجد العديد من الأمثلة المشابهة لهذه الأنشطة ولكنها ستساعدك على زيادة إنتاجيتك إن استطعت إنجازها معاً.

وبصرف النظر عن الاستثناءات المذكورة آنفاً، وكي نكون أكثر إنتاجية وفعالية في عملنا، يجب أن نعمل على التخلص من عادة إنجاز عدة مهام في الوقت ذاته. وفيما يلي نصائح مفيدة لتحسين الإنتاجية:


  1. حدد أولويات عملك
    عليك أن تبدأ يومك وأنت على دراية بأولوياتك، وتحدد المهام التي يمكنك القيام بها خلال اليوم والتي من شأنها مساعدتك على إحراز تقدم، ثم أدرجها في قائمة إجراءات بسيطة حيث تخصص ساعة لإنجاز كلّ عمل منها.
     
  2. تجنب المهام الصغيرة
    لا تستغرق قراءة رسائل البريد الإلكتروني عادة أو حتى الرد على إحداها وقتاً طويلاً. لكن إدماجها مع أعمالك المهمة سيشتت انتباهك. وبدلاً من ذلك، خصص فترات زمنية للمهام الصغيرة، مما سيمنحك مزيداً من التركيز والقدرة المعرفية لإنجاز مهامك الهامة، وإنهائها بشكل أسرع من المعتاد.
     
  3. الالتزام بمهام أقل
    هناك فرصة جيدة لتغيير عاداتك في تعدد المهام، فبدلاً من تمضية يومك بطريقة عشوائية، حاول أن تكون أكثر تنظيماً. ركّز على تنفيذ الأمور كلّ على حدة، وستندهش من الفرق الذي تحدثه هذه الاستراتيجيات.
     
  4. حدد نظام إنجاز المهام
    خصص نظاماً لتسجيل الأفكار إما عن طريق كتابتها ملاحظات أو تسجيلها على شبكة الإنترنت، حيث يمكنك فقط تسجيل الرابط أو الفكرة والرجوع إليها لاحقاً، دون أن تضطر لتغيير أولوياتك أو مقاطعة عملك.
     
  5. كافئ نفسك
    بعد الانتهاء من إحدى المهام، امنح نفسك فترة راحة حتى تسترجع تركيزك. وقد تتمثل فترات الاستراحة هذه في القيام بعمل مفيد وبسيط أو شرب كوب من القهوة، أو تناول وجبة غداء، أو ربما المشي. وعلى هذا النحو، حاول وضع حد زمني لهذه الأعمال، بحيث لا تستمر طويلاً.
     
  6. التركيز على عمل واحد
    تساعد قائمة الإجراءات المبسطة على تسهيل الخطوة الأولى نحو التغيير، وجلّ ما عليك فعله هو اتخاذ القرار، ويكمن التحدي الأكبر في التركيز لإنهاء المهمة، وفي ظل وجود عدد كبير من مصادر الإلهاء، عليك مقاومة رغبة الهروب من العمل الذي أنت بصدد إنجازه. ويمكنك تقسيم مهامك لأنشطة مبسطة وعلى فترات قصيرة لمساعدتك على التركيز.
     
  7. الرفض عند الضرورة
    ليس من السهل رفض القيام بالمهام التي يوكلها إليك مدير عملك، فقد تظن بأن ذلك سيترك انطباعاً سيئاً عن شخصيتك أو يقلل فرص حصولك على ترقية. في الواقع، يقدّر مديرو العمل ظروف موظفيهم ويحترمون آراءهم وقراراتهم، لذا احرص على الرفض بطريقة لبقة كالقول: لا يمكنني القيام بذلك في الوقت الحالي إذ يتعين علي القيام بمهام أخرى، وسأقوم بذلك لاحقاً، أو هل يمكنني القيام بذلك لاحقاً؟ فأنا أرغب بالتركيز جيداً على هذه المهمة لتقديم أفضل النتائج.

مواضيع أخرى ربما تعجبكم

0 تعليقات

اترك تعليقاً

الحقول المطلوبة محددة (*).

الاشتراك في نشرتنا البريدية