رامينا نيوز

تختلف طرق المحاسبة التي يستعين بها كل محاسب، وكانت المحاسبة اليدوية هي الرائجة في المؤسسات، حتى تطور الوضع إلى الاستعانة بالبرامج المحاسبية على أجهزة الكمبيوتر، وأخيراً المحاسبة السحابية. وتعد المحاسبة اليدوية المعتمدة على الأوراق والطريقة التقليدية القديمة، هي الصورة البدائية الأولى من برامج المحاسبة السحابية، التي تتيح إتمام العمل المحاسبي باستخدام الأدوات التكنولوجية، بالاعتماد على شبكة الإنترنت.

ما هي المحاسبة السحابية؟

يقصد بها البرامج المعتمدة على السحابة لتخزين البيانات فيها، وقد تقتصر هذه البرامج على إصدار الفواتير وأنظمة نقاط البيع، وقد تتوسع لتشمل إدارة المخازن والمشتريات ومجالات العمل كافة، وتربط الأنظمة السحابية بالمنصات الحكومية للمساعدة في التحصيل الضريبي، ومنع الغش والتلاعب عند تقديم الإقرارات الضريبية.

وقبل اختيار برنامج محاسبي سحابي، احصر المميزات التي تريدها في هذا النظام بشكل دقيق، وحدد ميزانيتك، ثم ابحث عن الأنظمة الموجودة في السوق، وحدد أياً من هذه الأنظمة يناسبك ويطابق مواصفاتك، لكي يحقق لك أفضل نتيجة بأقل تكلفة ممكنة.

المحاسبة اليدوية 

والمحاسبة اليدوية هي الطريقة البدائية التقليدية للمحاسبة، حيث يجلس المحاسب إلى جانب كومة من الأوراق، أحدها دفتر لقيود اليومية يسجل فيه كل المعاملات اليومية بصورة آنيّة وبترتيب حدوثها، ودفتر آخر لترحيل قيود اليومية إليه، يسمى «دفتر الأستاذ»، ويعد الأساس فيما بعد لاستخراج المعلومات المحاسبية اللازمة لإعداد التقارير والقوائم المالية.

كما تعد التقارير والقوائم بشكل يدوي غير آلي، ما يكلف المحاسب الكثير من الوقت والجهد البدني والذهني، حتى الصورة الأكثر تطوراً عن المحاسبة اليدوية، أقصد استخدام برنامج «الاكسيل شيت» لإجراء المعاملات المحاسبية وتسهيل العمل المحاسبي اليومي، تعد طرقاً مكلفة للوقت والجهد كذلك، ما أظهر الحاجة لحلول مختلفة، تساعد في أتمتة العمل المحاسبي.

15 مشكلة قد تنتج عن المحاسبة اليدوية

يجري تحديث العمل المحاسبي لتلافي أخطاء ومشكلات المحاسبة اليدوية، وقد يكون الجيل الجديد من المحاسبين ليس لديه دراية شاملة ومران على طرق المحاسبة اليدوية، لذلك إليك أبرز مشكلاتها:

1- الأخطاء الناتجة عن السهو البشري، مثل كتابة رقم 10 بدلاً من 100، أو تبديل أماكن الأرقام، ما يؤدي في النهاية إلى نتائج وتحليلات مختلفة.

2- عدم ضمان الحفاظ على السجلات، حيث الأوراق يمكنها أن تتلف أو تفقد بأكثر من طريقة، لذا يجب الاحتفاظ بنسخ من هذه السجلات إن اضطررت للعمل الورقي.

3- إنها طرق بدائية، لا تستطيع تلبية احتياجات العصر الحالي بأي شكل.. !

4- لم تعد تقرها الكثير من الحكومات، حيث فرضت الفواتير الإلكترونية، وألغت الاعتراف بالعمل الورقي.

5- في عصر التحول الرقمي، أصبحت المحاسبة الروتينية مشكلة يجب التغلب عليها، وتطويرها بطريقة من طرق العمل المحاسبي.

6- مجهدة أكثر وأكثر، مع كبر حجم الشركة وتعدد الأنشطة والفروع.

7- يجب أن يكون المحاسب خبيراً يحسن التعامل مع الطرق المحاسبية البدائية، التي تعتمد كلياً عليه، دون الاستعانة بالأدوات التي تيسر العمل في برامج المحاسبة السحابية.

8- غياب المزامنة، حيث يجب أن يتم إجراء الترحيل المحاسبي للقيود، ثم إصدار التقارير في شكل متتابع، لا في الوقت نفسه، كما يتيح لك النظام الرقمي السحابي.

9- لا يعد النظام المحاسبي اليدوي متكاملاً ومرتباً كالنظام السحابي، حيث كل دفتر وكل تقرير على حدة، بينما النظام السحابي مرتبط بعضه بعضاً.

10- أمان البيانات أقل من الأنظمة الرقمية

11- لا يمكنك الاحتفاظ بالبيانات لسنوات طويلة، ما يعني كفاءة أقل في عمليات التحليل المالي والمراقبة المحاسبية.

12- زيادة مصروفات الشركة نتيجة زيادة المرتبات لحاجة الشركة لأكثر من محاسب لإتمام العمل، الذي يمكن لمحاسب واحد إنجازه باستخدام البرامج السحابية.

13- في حالة فقدان البيانات لا يمكنك استعادتها من خلال النسخة السحابية الموجودة في البرامج المحاسبية.

14- العمل اليدوي مملّ، ويتطلب الكثير من التكرار، وهو ما يجعل طبيعة العمل المحاسبي صعبة ومعقدة للكثيرين، بينما الأنظمة السحابية تضيف متعة للعمل وتفتح أبواباً للتعلم، وتزود المحاسب بأدوات تكنولوجية حديثة.

15- سهولة التدليس وتغيير الأرقام للتلاعب بالنتائج، وبالتالي إصدار بيانات مالية وهمية.

15 ميزة عند استخدام نظام «السحابية»

مميزات استخدام نظام المحاسبة السحابية حقيقة لا تعد، ويمكنك اعتبارها الآن ضرورة لن يسير عملك دونها لا مجرد اختيار تترتب عليه بعض المميزات، التي قد تفقدها، ومن أهم هذه المميزات:

1- تلافي الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات بطريقة خاطئة، ومعالجة الأخطاء التي قد تحدث بنسبة أقل مما يحدث في حالة المحاسبة اليدوية.

2- الحفاظ على السجلات كدفاتر اليومية والأستاذ، دون الخشية من فقدانها، بل ويمكن الرجوع لسجلات ومعاملات حدثت منذ سنوات.

3- تواكب العصر الحديث، ويمكنها اللحاق بركب التحول الرقمي، والتكامل مع أدواته.

4- تلبي متطلبات الحكومات.

5- مهما تعددت فروع الشركة وكبر حجمها، يسهل إدارة كل الفروع من خلال النظام المحاسبي نفسه، دون الحاجة لمزيد من الجهد والوقت.

6- توفير عدد كبير من الموظفين، حيث يمكن لموظف واحد إدارة جميع أنشطة الشركة المحاسبية، من خلال البرنامج السحابي، على عكس المحاسبة اليدوية.

7- يمكن لمحاسب مبتدئ أو لا يعمل في المحاسبة أساساً التعامل مع النظام السحابي، حيث سهولة تسجيل القيود وإصدار التقارير والقوائم المالية.

8- المزامنة، وإمكانية تسجيل الحدث في وقته، وربط الفواتير بهيئة الضرائب مثلاً، لكي يتاح لها الاطّلاع على الفاتورة بشكل فوري، وكذلك يمكن إصدار عدة تقارير في الوقت نفسه، دون الحاجة لفترات طويلة للانتقال من مهمة لأخرى.

9- التكامل والترابط من أهم مميزات الأنظمة السحابية، ويمكن للموظفين متابعة أعمالهم من خلال النظام، مع تقييد وإتاحة الصلاحيات لكل فرد بحسب دوره الوظيفي.

10- أمان البيانات والحفاظ عليها.

11- عملية المراجعة المحاسبية أسهل، ويمكن أن تتم في بضع ساعات.

12- استعادة البيانات من خلال النسخة المحفوظة على السحابة.

13- إمكانية متابعة العمل من أي جهاز ووقت ومكان.

14- المصداقية وصعوبة التدليس أو التلاعب بالبيانات، خاصة مع وجود أمور كالختم والتوقيع الإلكتروني لضمان صدق البيانات.

15- إعطاء مساحة أكبر للمحاسب للتعلم واستخدام أدوات تكنولوجية متطورة، ما يكسر حدة الملل الناتجة عن العمل المحاسبي التقليدي.

*المصدر: صحيفة الخليج